電子ファイル・紙類の管理方法の変遷
教える仕事をしていると、配布物などの紙類、PC上のファイルなど、保管しておきたいものがいろいろあると思います。最近はオンラインでの共有なども増えてきたので配布物は減っているかもしれませんね。
私はいろいろ試行錯誤してきましたが、結局は「ざっくり」と「出し入れのしやすさ」を重視したやり方に落ち着きました。
以下で、PC上のものと紙類に分けて、管理方法を紹介します。人によって、合う合わないがあると思いますので、一例としてお読みいただければと思います。
目次
電子ファイルなど
今は、PC上のものについては、細かく分けすぎないようにしています。
私の場合、ファイルやフォルダ、シートタブなどを細分化すると
- 保存するときに、どこに入れるべきか考えてしまう
- あとで情報を活用したいときに、どこに保存したか分からなくなってしまう
- 検索しにくい
こんな感じで、うまく管理できていない感じがしていました。
自作教材の電子ファイル
【以前】
学期用フォルダを作成。
その下位に教科書用ファルダを作成。さらに課ごとにファイル作成
例）20xx年度1学期 > みんなの日本語Ⅰ > 2課
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毎回、ファイル名を付けて新規作成するのが面倒。検索が不便。
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学期を通して、1教材につき、１つのファイルのみ作成
（教材によっては、文法、語彙、読解別のファイルを作成）
課ごとのファイル作成をやめたことによって、既習の課の学習項目を検索する際、1つのファイル内で作業が完結するので楽になりました。「ごちゃごちゃしそう」と思われるかもしれませんが、課、学習項目に見出し指定しておけば、ナビゲーションウインドウで表示できるので、不便に感じたことはありません。
以下は、ある学期の『中級を学ぼう』用のファイルです。
「教案」って書いてありますが、単なるメモですね…
教材によっては、学期ごとに分けることもせず、1つのファイルに、1学期の担当箇所と、3学期の担当箇所を入れたりもしていました。
ブックマーク
辞書やAmazonなど、日常的によく使うものは、ブックマークバーを活用していますが、ネットを見ているといろいろ役立ちそうなサイトがあります。そういったものはすぐには利用しなくても、保存しておきたいわけですが、ブックマークが増える一方です。フォルダを作成して整理を試みたり、Evernoteを使ったりもしましたが、うまくいきませんでした。数年前から、スプレッドシートを活用しています。ここに至るまでの変遷は以下のとおりです。
【以前】
気に入った内容があればブックマークバーに保存。
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ブックマークが増える一方。見たいときに見つけられない。
スプレッドシートを活用すればいいのでは？
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スプレッドシートにリンクを保存。カテゴリーごとにシート分類。
検索しやすいように、自分にとってのキーワードをメモ。
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どのシートに保存しようか迷う。どのシートに保存したか分からなくなる。
シートを分ける必要ないのでは？
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スプレッドシートの1つのシートに集約。
検索しやすいように、自分にとってのキーワードをメモ。
紙類
クリアファイルって、見やすくて便利ですよね。こちら（↑）、私も利用していますが、あまり出し入れの必要がない書類の保管に使っています。出し入れの機会が多いものについては「毎回、クリアファイルに出し入れするのが面倒」って思ってしまって…。頻繁に出し入れするものについては、今は、クリアホルダー一択です。変遷は以下のとおりです。
クリアファイル時代
クリアファイルは、固定式、2穴、30穴いろいろ試しました。すぐにパンパンになってしまう、という問題もありましたが、「後でファイルしよう」と思って、片付けが後回しになってしまいがちでした。根本的な問題は、私が出し入れを面倒と思ってしまう、ということでした。
クリアホルダー ＋ キャビネット時代
そんな私に合っているのがクリアホルダ―です。ある程度かたさもあって、二辺が開くので、入れやすいです。それから、必要なものだけ、持ち運びできるのもいいです。
この方法はもう何年も続けていますが、クリアホルダ―の保管先が変化してきました。最初のころは、キャビネットにクリアホルダーを入れていました。
使っていたのは、オフィスとかによくある深い引き出しタイプで、机から離れた位置にありました。最初のうちは良かったのですが、キャビネットが机のそばにないので、片付けが後回しになる、という問題がありました。やはり、机のそばにあったほうがいい！ということで、ファイルボックスを活用することにしました。
クリアホルダ― ＋ ファイルボックスなど ← 今
課ごとにクリアホルダーに入れるというのは変わっていませんが、キャビネットに入れるのをやめました。そのかわりに、クリアホルダは教科書ごとに、量に応じて、以下のいずれかに入れることにしました。
- 段ボールの活用（フラップはカット）
- ファイルボックス ↓
- 書類ケース ↓
私の教材ストックは、プロジェクターを使わない時代からのもので、カード類、ホワイトボードに貼る紙なども入っているため、かなりかさばってます…。あと、内容的にもう使えないような自作教材なども。これらは処分しようと思いつつ、後回しになっています。
ちなみに、使用頻度が低そうなものは、クリアホルダーにも入れず、そのまま角2封筒に入れて、背表紙っぽいものを作ってタイトル記入後、本棚に並べています。
おわりに
PC上のものは、「ざっくり分類」によって、「どこに保存したっけ？」が減りました。Evernoteも使っていますが、以前はノートを細分化しすぎて失敗しました。細分化せず、キーワードでタグ付けしておけば探すのも簡単、ということに後から気づきました。
紙類の管理については、「電子データがあれば十分」という考え方もあると思います。私もすべてを紙で保存しているわけではありません。仕事に限らず、最近は極力、紙は減らしたいと思って生活しています。
今後も新たなツールの登場によって、管理方法は変わっていくかもしれませんが、何かのヒントになればうれしいです。